Tips Onbetaalde Factuur

Tip 1: Informatiepositie

Werkt U met vaste klanten? Dan is de kans groot dat u deze kunt vertrouwen op tijdige betaling. Wisselt uw klantenkring frequent? Doe dan wat onderzoek, bijvoorbeeld via openbare bronnen. Accepteer niet al te snel nieuwe klanten. Ben kritisch en maak een selectie. Zijn er vooraf negatieve signalen? Weiger dan de klant op vriendelijke wijze.

Tip 2 : Controleer kredietwaardigheid

Via kredietbureau’s kunt u rapporten raadplegen die veel inzicht bieden in financiële waardigheid van klanten. Het kost een paar euro’s, maar altijd minder dan wanneer uw rekening niet betaald wordt.

Tip 3 : Gebruik een offerte 

Om duidelijk af te bakenen wat wel en niet is afgesproken kunt u een offerte opstellen. Dat voorkomt vervelende en onnodige gesprekken achteraf. Verwijs in de offerte ook altijd naar toepasselijke leverings- en betalingsvoorwaarden. Daarmee formuleert u de juridische spelregels.

Tip 4: Facturen in orde

Zorg dat uw facturen in orde zijn. Zet er een factuurnummer, factuurdatum alsook betaaltermijn op. De betaaltermijn dient overeen te komen met de afspraken (bijvoorbeeld in Algemene Voorwaarden). Specificeer de gefactureerde werkzaamheden, uurtarieven en/of gewerkte uren. Tevens dienen uw bedrijfsgegevens volledig vermeld te zijn, inclusief btw-nummer. Indien mogelijk kunt u ook een betaallink op de factuur zetten of verwijzen naar een contactpersoon. Dit alles bevordert vlotte betaling.

Tip 5: Vooraf betalen/Voorschot

Zorg dat zoveel mogelijk vooraf betaald wordt. In sommige branches is betaling achteraf de gewoonte, maar dat betekent niet dat er geen andere afspraken gemaakt kunnen worden.

Tip 6: Hanteer betalingstermijn of betaalplan

Soms kunt U een opdracht binnenhalen door een betalingstermijn of betaalplan (aflossingen) af te stemmen die beter past bij de planning van uw klant. Hierbij is het logischerwijs wel belangrijk om zelf na te gaan hoeveel vertrouwen u hebt in deze klant. Zet alle afspraken op schrift.

Tip 7: Kredietverzekering 

Wilt u uw bedrijf beschermen tegen schade door onbetaalde facturen? Overweeg dan een kredietverzekering. U bent dan verzekerd voor schade als gevolg van wanbetalingen. Op deze wijze is er voor u minder risico en meer zekerheid.

Tip 8: Opschorting

Hangt een openstaande factuur samen met werkzaamheden of een betaling die U nog moet verrichten voor/aan deze klant? Dan heeft u wellicht een opschortingsbevoegdheid.

Een opschortingsrecht houdt in algemeen zin in dat een schuldenaar – die een opeisbare vordering heeft op zijn schuldeiser – bevoegd/gerechtigd is de nakoming van zijn eigen verbintenis op te schorten tot voldoening van zijn factuur/vordering plaatsvindt. Om hiervoor in aanmerking te komen moet u aan een aantal stringente (wettelijke) voorwaarden voldoen. Op de BLOG van onze bedrijfswebsite is een afzonderlijk artikel over opschorting geschreven.

Tip 9: Oninbare Vordering 

Wanneer uw klant uiteindelijk niet betaalt, dan kan de onderliggende factuur/vordering als oninbaar worden gekwalificeerd. Dit betekent dat uw factuur definitief niet meer voldaan wordt. U heeft mogelijk BTW afgedragen over de openstaande factuur. Deze kunt u onder bepaalde voorwaarden terugvorderen bij de Belastingdienst.