Klantvriendelijke Incasso

Klantvriendelijkheid en Incasso zijn begrippen die elkaar op het eerste gezicht lijken uit te sluiten. Niets is echter minder waar. Indien u als bedrijf of ondernemer geconfronteerd wordt met een niet-betalende klant kunt u voor verschillende aanvliegroutes kiezen. Wij bespreken er in dit artikel twee: de formele incasso of pre-incasso.

Formele Incasso

Zo kunt u opteren voor de formele ofwel klassieke incasso. U schakelt (nadat u al dan niet herinneringen hebt uitgestuurd) een incassobureau in die namens u de onbetaalde factuur alsnog buitengerechtelijk tracht te incasseren bij uw klant.

Uw klant wordt in deze benadering geconfronteerd met de verplichting tot betaling van de openstaande rekening (hoofdsom, optelsom facturen) alsook bijkomende incassokosten en rente.

Betaalt uw klant niet conform aanwijzingen in de incasso-brief (sommatie) van het incassobureau, dan volgt een gerechtelijke procedure. Hiervoor wordt expliciet gewaarschuwd in de brief. Dit werkt pressie-verhogend.

Deze benadering zet uw klant onder druk en zorgt voor verhoging van de schuld bij niet-nakoming. Is deze benadering verantwoord of opportuun? Dat hangt er van af wie uw klant is en hoe deze zich gedraagt.

Indien uzelf conform afspraak gepresteerd hebt en daarnaast herhaaldelijk uw klant hebt getracht tot betaling te bewegen is deze benadering een logische keuze. Zeker indien u meent dat uw klant niet gaat of wil betalen. In deze situaties bent u “koud gezet” door uw klant en staat de verhouding op scherp. De impasse dient doorbroken te worden middels strenge en formeel-juridische benadering.

Prikkelen

In sommige gevallen willen bedrijven echter hun klanten in eerst instantie “prikkelen” zonder direct daaraan kosten te verbinden. Zeg maar een laatste formele waarschuwing zonder bijkomende kosten voor de klant.

Dit gebeurt regelmatig bij vaste klanten of klanten met grote impact op de financiële bedrijfsvoering. Met het direct starten van een formele incasso-procedure (zonder persoonlijk contact vooraf) zouden klanten weggejaagd kunnen worden hetgeen meer kwaad dan goed doet. De verbinding met uw klant alsook de bereidheid van uw klant om zaken met u te blijven doen moet niet verloren gaan.

Tevens bent u richting gewichtige klanten liever terughoudend. Het liefste versterkt u eerst uw informatiepositie middels persoonlijk contact met uw klant, maar in veel situaties lukt dit niet.

Mogelijk zijn er niet-zakelijke redenen waarom er niet betaald dan wel niet gereageerd wordt op uw herinneringen? Denk aan ziekte, huwelijksproblemen of rouw door overlijden van een naaste.

U kunt dan opteren voor een tussenstap. Een minder streng geformuleerd schrijven een een incassobureau met het doel tot een minnelijke oplossing te komen. Pre-Incasso is daarvoor als klantvriendelijke incasso-tool geschikt. Uw klant krijgt de gelegenheid zonder kosten de vordering aan het incassobureau te voldoen, al dan niet via een betalingsregeling.

Hoe werkt Pre-incasso?

Bij Pre-Incasso schakelt u JIG in om een laatste schriftelijke waarschuwing naar uw klant te verzenden. Per brief, per e-mail of per sms wordt vermeld dat uw klant nog eenmaal de kans krijgt het factuurbedrag kosteloos te voldoen. Wordt hieraan binnen een bepaalde termijn geen gevolg door uw klant gegeven, dan komen er incassokosten en rente bij.

Het bedrag van te betalen incassokosten wordt vooraf gemeld. Op dit punt verschilt deze incasso-tool van reguliere (formele) incasso. Bij reguliere incasso (no cure no pay) worden de buitengerechtelijke kosten direct verlegd naar uw klant.

Pre Incasso

Voordelen

Maar waarom betalen voor iets wat een ander veroorzaakt?

Er zijn nog geen financiële effecten voor uw klant. Er is eerst een formele en laatste waarschuwing. Zeker voor vaste klanten levert een dergelijke escape veelal positief effect op. Uw klant begrijpt de noodzaak, merkt dat hij serieus genomen wordt waardoor de kans groot is dat hij ook in de toekomst uw klant blijft.

Bovendien bestaat er geen extra drempel als gevolg van buitengerechtelijke kosten. De weerstand om te betalen wordt niet vergroot door pre-incasso, in tegenstelling, eerder verkleind. Daarmee is de kans een stuk groter dat een gerechtelijke procedure met eventuele afbreukrisico’s definitief wordt afgewend. Bij geslaagde incasso vloeit gemiddeld 85-90% van de vordering direct terug naar u als Opdrachtgever.

Tot slot wordt een pre-incasso door rechters gezien als een uiterst redelijk “pressiemiddel” hetgeen u onmiskenbaar voordeel oplevert in een eventueel latere procedure. U heeft immers er alles aan gedaan een kostbare incassoprocedure te voorkomen.